Ordet concierge förknippas ofta med hotellvärlden. Det är personen som hjälper gäster med allt från restaurangbokningar och transporter till rekommendationer, praktiska ärenden och små detaljer som gör vistelsen enklare och mer behaglig.
Concierge betyder ursprungligen i Frankrike en roll som i Sverige motsvaras av en roll mellan portvakt och vicevärd. Numera avses också den person som på större hotell runt om i världen kan hjälpa gästerna med bokningar av biljetter till föreställningar, bordsbokningar eller bra tips på aktiviteter i en stad under semestervistelsen. (källa Wikipedia).
Men i grunden handlar concierge inte om hotell. Det handlar om service, problemlösning och avlastning. En concierge är någon som ser till att saker blir gjorda. Ofta innan de hinner bli ett problem. Det förknippas oftast med lyx och någon som bokar lyxiga restauranger, privatjet och resor till förmögna personer. Men Concierge är så mkt mer beroende på behov och målgrupp.
I takt med att arbetslivet har blivit mer flexibelt, intensivt och tidspressat har concierge-tjänster också börjat ta plats i företagsvärlden. Där fyller en business concierge en viktig funktion för företag som behöver praktiskt stöd i vardagen, men som kanske inte har behov av en heltidsanställd assistent, receptionist eller kontorskoordinator.
Vad är en business concierge?
En business concierge är en extern resurs som hjälper företag med praktiska, administrativa och serviceinriktade uppgifter. Det kan handla om allt från att boka resor, ordna mötesluncher och köpa in kontorsmaterial till att samordna leveranser, boka restauranger eller hjälpa till inför kundmöten och event.
Kort sagt: en business concierge hjälper till med det som behöver göras, men som ofta tar tid från kärnverksamheten.För många små och medelstora företag är vardagen full av små uppgifter som tillsammans tar mycket energi. Det är kanske ingen enskild sak som känns stor, men summan av allt kan bli både tidskrävande och stressande.
Det är här en business concierge kommer in.
Vad kan en business concierge som oss hjälpa till med?
En business concierge kan avlasta företaget med många olika typer av uppgifter, beroende på behov. Exempelvis:
Bokningar och planering
Det kan handla om att boka resor, hotell, restauranger, konferensrum eller lokaler för möten och event. I stället för att någon internt ska lägga tid på att jämföra alternativ, ringa runt och följa upp, kan detta hanteras smidigt av en extern concierge.
Möten och kundbesök
Inför viktiga möten kan en business concierge hjälpa till med detaljerna runt omkring. Det kan vara att beställa frukost eller lunch, köpa blommor, ordna presentationstillbehör, boka taxi eller se till att lokalen är förberedd. Små saker, absolut. Men små saker är ofta det som gör att helheten känns professionell.
Inköp och ärenden
Många företag behöver löpande hjälp med praktiska inköp. Det kan vara kontorsmaterial, fika, presenter, blommor, dekorationer, teknikprylar eller andra saker som behövs i verksamheten. En business concierge kan också hjälpa till med externa ärenden som annars lätt hamnar på någons redan fulla att göra-lista.
Kontorsservice
För företag utan egen receptionist eller kontorsansvarig kan en business concierge fungera som ett flexibelt stöd i vardagen. Det kan handla om att hålla ordning på kontoret, se till att det finns det som behövs, samordna leverantörer eller skapa en mer trivsam och välfungerande arbetsmiljö.
Event och interna aktiviteter
Planering av interna frukostar, after works, kundevent eller mindre konferenser kräver ofta mer tid än man först tror. En business concierge kan hjälpa till med koordinering, bokningar, inköp och praktiska detaljer så att arrangemanget känns genomtänkt utan att ta för mycket tid från teamet.
Varför anlita en business concierge?
Den största vinsten är tid. När någon annan tar hand om de praktiska detaljerna kan företagets medarbetare fokusera på det de faktiskt är anställda för att göra. Den andra vinsten är att låta någon som är mer expert på en arbetsuppgift än du själv att utföra det, det går oftast fortare, erfarenheten gör att ni kan få bättre resultat dessutom.
För små företag kan det också vara ett kostnadseffektivt alternativ till att anställa en assistent eller office manager på heltid. Man får hjälp när behovet finns, utan att bygga upp fasta kostnader eller skapa en roll som kanske inte behövs varje dag.
En business concierge kan också bidra till ett mer professionellt intryck utåt. När möten, kundbesök och interna aktiviteter flyter på smidigt märks det. Det skapar struktur, lugn och en känsla av omtanke, både för medarbetare, kunder och samarbetspartners.
För vem passar business concierge?
Business concierge passar särskilt bra för företag som:
har mycket att göra men ingen intern assistent
vill ge kunder och medarbetare en bättre upplevelse
behöver hjälp med praktiska uppgifter då och då
vill frigöra tid från administration och vardagslogistik
växer och behöver mer struktur, men ännu inte vill anställa
Det kan vara entreprenörsdrivna bolag, konsultföretag, mindre kontor, startups eller företag där medarbetare ofta får ta hand om sådant som egentligen ligger utanför deras huvudroll.
Läs mer om vad vi kan avlasta ditt företag med här:
Små saker som gör stor skillnad
Många praktiska uppgifter i ett företag är lätta att underskatta. Att boka en lunch, hämta en present, ordna ett mötesrum eller köpa in kontorsmaterial kan verka enkelt. Men varje uppgift kräver tid, tanke och uppföljning.
Och när arbetsdagen redan är full blir de där små sakerna ofta störningsmoment.
En business concierge tar hand om detaljerna så att helheten fungerar bättre. Det handlar inte om lyx i första hand. Det handlar om smart avlastning, bättre struktur och mer tid till det som driver företaget framåt.
Sammanfattning
Concierge betyder i grunden personlig service, problemlösning och praktiskt stöd. I företagsvärlden innebär business concierge att företag kan få hjälp med vardagens alla praktiska uppgifter, utan att behöva anställa någon på heltid.
Genom att anlita en business concierge kan företag frigöra tid, minska stress, skapa bättre kundupplevelser och få en mer välorganiserad arbetsvardag.
För ibland är det just de små sakerna som gör den stora skillnaden. Lite som kontorets osynliga superkraft, fast med bättre struktur och färre borttappade kvitton.